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マンションのフロントマンってどんな人?気になる疑問にすべて答えます

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マンションのフロントマンってどんな人?気になる疑問にすべて答えます

マンションのフロントマンってどんな人?気になる疑問にすべて答えます

 

フロントマンという存在を知っていますか?

フロントマンをひとことでいうと、マンション居住者と管理者をつなぐ、管理会社の営業マンです。そう聞いてもピンとくる人も少ないでしょう。

 

マンションに住んでいても、管理人さんとは顔を合わせても、フロントマンと顔を合わせる居住者は少ないです。管理人とフロントマンはやりとりが、フロントマンは陰で支える役割をしているため表舞台にあまり出てきません。

 

今回はマンションのフロントマンについて、みなさんが疑問に感じていることをまとめてみました。

「フロントマンとは何をしているのか」「どんな人なのか」を知ることで、これからフロントマンを選任しようとしている管理組合、またフロントマンを目指している方に最低限知っておいた方がよい情報をお伝えします。

 

気になる方はぜひ最後までご覧になってください。

 

 

フロントマンって何する人?仕事内容と必要性

フロントマンと聞いても、あまり一般的に知られている仕事ではありません。

ほかの言葉で言い換えると「管理業務主任者」です。こちらも難しい言葉で、普段耳にすることはありませんが、国家資格です。

そんな聞きなれないフロントマンの仕事とは何なのか、仕事内容とフロントマンの必要性について解説していきます。

 

仕事内容

① 事務作業

フロントマンはとにかく資料や記録の作成が多いです。まる一日パソコン作業ということも珍しくありません。いったい何を作成しているのかというと、一例を紹介します。

 

  • ・組合活動の記録
  • ・マンション設備の修繕プラン
  • ・マンション規約、ルールブックの作成(改定もあり)
  • ・各種見積もりの調査
  • ・マンション運営の方針の見直し
  •  

    などです。すべてがマンション管理に必要なことなので、正確さが求められます。

     

  • ② 運営サポート
  • フロントマンは、管理のプロです。管理組合ではマンション運営の知識がないため、フロントマンが代わってサポートをします。理事会や総会の記録、会場手配、出席者のスケジュール調整といった秘書のような役割があります。

    そのため、問題を解決する的確な助言と能力が求められます。

     

  • ③ ネゴシエーター
  • 業務や地域住民、はたまた官公庁とのやりとりをする中で、問題が起きないよう、また起きたときに双方が折り合いをつけなければいけません。

    この場合、対人能力がもっとも必要で営業と同じ対人スキルが求められます。

     

  • ④ マネージャー業
  • 管理人のマネジメントです。管理人はいわば、フロントマンの部下です。管理人としての仕事の成果が出せるよう、指導や管理、指示を出します。管理人は若い人もあれば、年配の方もいます。そのようなさまざまなタイプの管理人の能力を引き出すためには、人間としての魅力が求めまれます。

     

  • ⑤ 緊急対応窓口
  • これはフロトマンの本来の業務ではありません。しかしマンション内で緊急なトラブルが起きたときは対応が必要です。

    マンション管理というのは、人と人のつながりのため、こういったときにすぐ対処できることが信頼を得る重要なポイントです。

     

    管理業務主任者は、マンション管理士とよく間違えられます。マンション管理士とは管理組合や住人からの相談対応、マンション内でのトラブルを解決やアドバイスをする人です。

    管理業務主任者は、管理会社の社員として委託契約時に重要事項の説明、組合への管理状況、報告がメインです。マンション管理士は表に出ますが、管理業務主任者はほとんど書類作成の事務仕事となるため、裏で活躍しています。

     

    フロントマンの必要性

    フロントマンは主にどんな仕事をしているかわかりました。では、フロントマンは必要な存在なのでしょうか?設置する重要性について解説します。

     

    マンションには必ず管理組合があります。メンバーは住民の中から選ばれるため、普通の主婦やサラリーマン、定年退職した年配の方がほとんどです。はたしてそのようなメンバーに管理知識はあるのか…ない方がほとんどでしょう。マンション管理について深い知識がないので、円滑に運営をしていくのは難しく、うまくいかない場合が多いです。

     

    そこでフロントマンである管理業務主任者の出番です。彼らはマンション管理のプロフェッショナルなので、安心してまかせられます。

    マンション管理の運営におけるさまざまな資料作成、規約改案など管理業務主任者のサポートによって、円滑に業務が達成できるのです。

    また、管理人のマネジメントをすることでマンションの質が上がります。管理人の教育により、管理人が業務をしっかりこなすことで住民にとって住みやすいマンションになります。

     

    優秀なフロントマンとはこんな人

    優秀なフロントマンとはこんな人

     

    フロントマンは多くの仕事を抱え、管理のサポートをしてくれます。

    運営が円滑にいくかどうかは、フロントマンしだいでもあるため、できれば優秀なフロントマンにお願いしたいです。

    しかし、優秀なフロントマンとはどのような人物のことをいうのでしょうか?

    チェックするポイント4つをお伝えします。

     

    具体的な説明をしてくれる

    組合への管理報告など、説明業務が多々あります。そのとき難しい言葉や専門用語を並べられても、素人には理解しにくいです。

    フロントマンは知識も経験もあるため、理解できることでも、組合員は初めてのことだったりします。そのようなときに、理解しやすい内容で丁寧に伝えてくれる人がよいフロントマンです。

     

    意見を尊重できる

    総会で議題によっては意見がわかれることもあります。賛成派、反対派、利益のある者、不利益のある者、そういったときにどちらかの味方をするのではなく、それぞれの意見を尊重すること、不利益のある者への配慮ができると組合員も安心です。

     

    スケジュールを管理している

    フロントマンは、いくつかのマンションを掛け持ちで管理していることが多いです。マンションのひとつひとつ管理方法が違えばトラブル問題も違います。

    それぞれスケジュール管理をできないと組合員は信頼できません。

    期日までに書類を提出するなど、事務的仕事が多いフロントマンは、手帳を使い分けるなどして、けして間違いがないよう管理をできることが大切です。

     

    情報収集を欠かせない

    近年のマンションは最新設備の導入や、誰もが使いやすいデザインマンションなど日々変化しています。

    そのような近隣マンションの変化に気づき、つねにアンテナを張っているフロントマンは自分が担当しているマンションのプラスの情報を集めることで、組合員にとって頼もしい存在となります。

     

    頼れるフロントマンはどこにいる?管理会社選びのポイント

    頼れるフロントマンとは、マンション運営のためにどれだけ尽力してくれるかがポイントです。

    フロントマンの中には、与えられた業務のみこなすだけの人もいます。できれば自発的に動いて、運営サポートに取り組んでくれる人を選びたいです。

     

    そのようなフロントマンと出会うには、どこの管理会社を選択したらよいのか、選び方のコツをお伝えします。

     

    管理業務主任者の資格がある

    所属するフロトマンがこの資格を取得しているかどうかです。

    フロントマンになるには、資格がなくてもできます。しかし、専門の知識が必要な仕事であるため資格を持っていることが、知識があるという判断基準になります。

    もちろん、資格はないけど場数を踏んで経験豊富であれば、仕事においては心配することはありません。判断に困ったときは資格の有無がひとつの目安になります。

     

    勤続年数が高いフロントマンがいるか

    フロントマンの仕事は、専門知識がないと務まりません。また知識だけではなく実際、フロントマンとしての実績や経験も大切です。クレーム処理も担当するため、コミュニケーションスキルも求められ、ときには営業職のような

    交渉能力も必要です。

    このようにフロントマンの仕事は難しく過酷であるため、離職率が高いといわれています。離職率が高いと、新人が多い状況であるため、経験の浅いフロントマンに当たってしまう可能性はじゅうぶんにあります。

     

    新人ばかりの管理会社は、労働環境や待遇に問題あるのかもしれません。質の高いフロントマンは、同じく質の高い管理会社に所属しているでしょう。管理会社に所属しているフロントマンの勤続年数もひとつの目安として考えるのもおすすめです。

     

    携帯番号を開示しているか

    急なトラブルなど、すぐにフロントマンと連絡が取れないと困る状況があります。フロントマンの連絡先を開示している管理会社のほうが、管理組合のことを考えている優良貸家といえるでしょう。

     

    適切な対応ができるか

    たとえば、住民同士のトラブルや家賃滞納者への対応などさまざまな問題に直面します。このとき迅速な対応と解決で、大きな問題へと発展することをふせげます。

     

    管理組合への適切なアドバイスや、理事会へ助言をすることでの運営サポート、これからの運営方針の提案など、フロントマンとして臨機応変に業務を遂行し適切な応対をしていかなくてはいけません。このようなフロントマンが所属しているか、管理会社選びのポイントです。

     

    フロントマンの担当数

    担当しているマンション数が多ければ多いほど、フロントマンもひとつのマンションに時間がとれず、おろそかになりがちです。

    担当数が少なく、きちんと巡回ができているか、直接フロントマンに確認してみるのも手です。ひとり15以下が妥当な担当数と計算されます。

     

    そして、担当マンションの巡回を定期的におこなっていることも大切です。建物の老朽化や設備不良がないかのチェックをすることで、あらかじめトラブルを未然にふせげます。月1回以上は巡回してもらいましょう。

     

    フロントマンに転職。必要な4つのスキル

    フロントマンに転職。必要な4つのスキル

     

    これからフロントマンを目指している人に、どのようなスキルが必要かを説明します。

     

    コミュニケーション力

    組合員の中には、性別・年齢・職業とさまざまな方がいます。

    また、住民や官公庁、業者といった人も合わせると、1000人以上と関わらなければいけません。多くの人との意見を集約させたり、話合ったり、指導やアドバイスをしていくにはコミュニケーションスキルが重要です。

     

    期日の管理ができる

    運営をしていくには、担当マンションそれぞれ書類提出の期日や総会を開くための案内開催をする期日など、予定が決まっています。

    1回でも遅れたり忘れると、フロントマンにとっては多くの中のひとつでも、管理組合にとっては重要なひとつです。信頼を得るためには小さな期日でもメモを取り厳守しなければいけません。

     

    知識が豊富

    法律、会計、修繕といった専門知識が求められます。管理規約には法律、管理費や修繕費を徴収するため会計、築年数があがれば計画的な修繕が必要です。

    どれも専門的な知識を必要となる難しいことですが、知らないと管理ができないため必ず勉強しなくてはいけない分野です。

     

    改善提案ができる

    築年数や、資金状況、建物の劣化状況など、担当しているマンションの状況を把握しなければいけません。

    そのうえ、現地に足を運んで管理員から直接話を聞くことで、今後の運営プランを練り、改善しかなくてはいけません。

     

    マンションのことをいちばんに理解し、必要な提案によってよりよいサポートができるよう前向きな人が向いています。

     

    まとめ

    マンションのフロントマンについて、おわかりいただけたでしょうか。

     

    いまマンションに住んでいる人は、フロントマンの支えによって快適に住むことができているでしょう。

    フロントマンをこれから選任しようとしている、変更したい、と思っている管理組合のかたにはぜひ、こちらの記事を参考によいフロントマンに出会ってください。

     

    また、将来フロントマンを目指すかたは、大変な仕事ではありますがやりがいはじゅうぶんにあります。

    自分の担当マンションの住民が過ごしやすくなるため、住民と、組合員と、よいパートナー関係を結んでください。

     

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